Contacteer ons of spring binnen op Raas van Gaverestraat 67b in Gent.

Ontdek onze groepsbegeleidingen, en evenementen.

Het laatste nieuws en interessantste weetjes over de wereld van adoptie.

Ontdek een hulpverlener bij jou in de buurt via deze handige adoptiekaart.

Wil je meer weten?

Hier vind je meer informatie over uiteenlopende thema's zoals belang van het kind, specifieke ondersteuningsbehoeften, nazorg, opvoeding, identiteit en herkomst.

Identiteit en herkomst:

  • Samenvatting onderzoek: DNA-test of niet? Beweegredenen van geadopteerden (2020)
  • Wat als je geen geboorteakte kan voorleggen?
  • Gezocht en (niet) gevonden: Theoretische achtergrond
  • Achtergrondinformatie delen met je kind

Bekijk alles

Wat als je geen geboorteakte kan voorleggen?

Sommige geadopteerden beschikken niet over een geboorteakte. Dat kan voor moeilijkheden zorgen, bijvoorbeeld wanneer er bij de huwelijksaangifte een afschrift van de geboorteakte van beide partners wordt gevraagd. Wat kan je doen als je geen geboorteakte kan voorleggen? In dit artikel zetten wij alle informatie op een rijtje.

Moeilijkheden bij de huwelijksaangifte

Toen An Sheela in 2004 wilde trouwen, kon zij geen geboorteakte voorleggen. “Het probleem was dat we alles al hadden gepland: de datum, de zaal, de catering … De uitnodigingen waren al verstuurd.” Toen An Sheela op de gemeente vernam dat een geboorteakte nodig was, blokkeerde ze. “Ik was teleurgesteld en boos tegelijkertijd. Er was een procedure via de rechtbank om een geboorteakte te verkrijgen, maar binnen de timing zou ik dat administratief niet meer in orde hebben gekregen.”

Ook Karen botste op moeilijkheden bij haar huwelijksaangifte in 1999. “Ik nam mijn adoptieakte mee, maar dat was niet voldoende. Ik moest een geboorteakte voorleggen. Ik had een Filipijnse geboorteakte afgestempeld in het jaar 1977, maar ook dat was niet voldoende, want er moest een recente datum opstaan.”

Verplichting van inschrijving in de registers sinds 2019

Sophie Verdoodt, dossierbeheerder bij FCA, de Federale Centrale Autoriteit (FOD Justitie, Dienst Internationale Adoptie), biedt verheldering bij de vraag waarom een afschrift van de geboorte- of adoptieakte voor sommige geadopteerden niet beschikbaar is. “Idealiter gebeurde het dat wanneer adoptieouders hun adoptiekind lieten inschrijven in het bevolkingsregister van hun gemeente, de dienst burgerlijke stand de buitenlandse documenten ook inschreef in de registers van de burgerlijke stand, zowel in het register van geboorte als het register van adoptie.” Voor 2019 was dit echter geen wettelijke verplichting. Dit werd pas verplicht in 2019 bij de oprichting van de DABS, de Databank voor de Akten van Burgerlijke Stand.

“De regels waren vroeger veel minder strikt”, gaat Sophie verder. “Vaak ging het enkel over de inschrijving van de geadopteerde in het bevolkingsregister. De afstamming werd vastgesteld en de adoptie werd daarmee erkend, maar het luikje burgerlijke stand werd over het hoofd gezien.” Als noch de adoptanten noch de gemeente initiatief namen om de buitenlandse documenten van geboorte of adoptie in te schrijven in de registers van de burgerlijke stand, gebeurde er dus niets.

“Adopties worden sinds 2005 door ons erkend”, vertelt Sophie. “Vanuit het FCA benadrukten we aan adoptanten om niet alleen contact op te nemen met de dienst bevolking, maar ook met de dienst burgerlijke stand. Vaak werd dit advies opgevolgd, maar niet altijd. Gelukkig kan dat met de oprichting van de DABS niet meer.”

Het ontbreken van een geboorte- of adoptieakte in de registers van de burgerlijke stand kan zich dus niet meer voordoen bij adopties die sinds 2019 plaatsvonden. Voor adopties die voor 2019 gerealiseerd werden, kunnen de aktes mogelijks wel ontbreken in de registers van de burgerlijke stand. Vaak komt dit pas jaren na de adoptie aan het licht, bijvoorbeeld als men wil trouwen.

Ondersteuning door FCA bij het bekomen van de geboorteakte

Gelukkig kan FCA heel wat betekenen voor geadopteerden die moeilijkheden ondervinden met het bekomen van hun geboorteakte, zodat een procedure voor de rechtbank veelal vermeden wordt.

De meeste vragen krijgt FCA momenteel van geadopteerden die in de jaren ’80 of ’90 geadopteerd werden. Sophie legt uit: “Zij zijn nu op volwassen leeftijd en hebben vaak naar aanleiding van een huwelijk hun geboorteakte nodig. Ze stellen vast dat die ontbreekt en contacteren ons met de vraag hoe wij daarin kunnen ondersteunen.”

Grofweg kan er een onderscheid gemaakt worden tussen twee situaties. Ofwel is er nog ergens een akte beschikbaar, maar werd die nooit opgenomen in de registers van de burgerlijke stand. Ofwel is er helemaal geen akte meer beschikbaar.

Documenten beschikbaar

In de eerste situatie is er een buitenlandse geboorteakte en/of buitenlandse adoptiebeslissing, maar werd er geen overschrijving gedaan in de registers van de burgerlijke stand. FCA kan dan relatief snel en eenvoudig tussenkomen door een procedure op te starten waarbij ze op zoek gaan naar de nodige gegevens en documenten. Op basis van de bekomen informatie levert FCA een attest af waarmee de gemeente de Belgische akte voor geboorte en/of adoptie kan opmaken.

In het beste geval, als alle gegevens en documenten beschikbaar zijn, kan FCA dit attest binnen enkele weken afleveren. “Het enige wat wij nodig hebben zijn de meest essentiële documenten: de buitenlandse geboorteakte en/of de buitenlandse adoptiebeslissing”, legt Sophie uit. “Adopties die sinds 2005 hebben plaatsgevonden, werden door ons erkend. Wij beschikken dus over een kopie van die dossiers en zijn in het bezit van de nodige documenten om spoedig zo’n attest op te maken.”

“Voor 2005 hebben wij geen archief. Dat is lastiger”, gaat Sophie verder. “Als de adoptie gebeurde via een adoptiedienst, kunnen we nagaan of de dienst of het Vlaams Centrum voor Adoptie nog over documenten beschikken, maar van dossiers uit de jaren ’80 en vroeger is er weinig archief. We vragen dan ook dat mensen zelf nagaan of ze over een buitenlandse geboorteakte of buitenlandse adoptiebeslissing beschikken die ze aan ons per e-mail kunnen bezorgen.”

Het hoeft hierbij niet om originele of gelegaliseerde stukken te gaan. “Vaak zijn de originelen niet meer terug te vinden, maar vindt men thuis toch nog ergens een kopie van een document, al dan niet in een vreemde taal, waarop wij ons kunnen baseren dat een adoptiebeslissing is uitgesproken in het land van herkomst. We aanvaarden die, wetende dat het oude documenten zijn die destijds wellicht niet gelegaliseerd moesten zijn. We leggen daar veel soepelheid aan de dag. Let wel: de finale beslissing voor de aanvaarding van de documenten ligt bij de gemeente en gemeentes verschillen daar soms in. Alleszins proberen we steeds te zoeken naar een pragmatische oplossing tussen verschillende instanties.”

Bij gebrek aan een buitenlandse geboorteakte, kan er volgens het Burgerlijk Wetboek worden teruggevallen op een document dat wijst op een adoptiebeslissing. “Inderdaad,” zegt Sophie, “op basis daarvan kunnen we een akte van adoptie opstellen en een akte van adoptie kan volgens BW art. 368-10 gebruikt worden in het geval er geen geboorteakte meer is. In dat geval wordt de akte van adoptie als materieel bewijs voorgelegd als akte van geboorte.”

Geen documenten beschikbaar

In zeldzame gevallen is er helemaal niets meer beschikbaar. Dat is de tweede situatie. Het gaat hier vooral om een kwestie van gebrekkige archivering. Sophie verduidelijkt: “Er moet bij de inschrijving van de geadopteerde in het bevolkingsregister een buitenlands adoptievonnis zijn voorgelegd. Anders had de afstamming niet vastgesteld kunnen worden. Het is alleen de vraag wat er daarna met die documenten is gebeurd.

In het geval er in België niets meer gevonden kan worden, probeert FCA in de mate van het mogelijke contact te leggen met de buitenlandse centrale autoriteit om na te gaan of er vanuit het buitenland nog documenten kunnen worden aangeleverd. Of dit lukt, is erg landafhankelijk. Vaak verloopt dit moeilijk en is dit geen gegarandeerd succes. “In sommige landen boeken we succes. In andere landen botsen we op weinig medewerking en/of zijn er geen documenten meer beschikbaar,” vertelt Sophie.

“Helaas is gebrekkige archivering een wereldwijd probleem”, gaat Sophie verder. “Als we nergens een adoptiebeslissing kunnen bekomen, loopt het dossier vast en kunnen we spijtig genoeg geen verdere hulp bieden. De loutere vaststelling dat er destijds bij de inschrijving in het bevolkingsregister een afstammingsband werd vastgesteld is onvoldoende. Er is dan te weinig documentatie beschikbaar voor ons om een attest op te stellen.” Geadopteerden zijn dan genoodzaakt om een beroep te doen op de rechtbank.

Vertaalkosten

De dienstverlening van FCA is volledig gratis. Hou er echter rekening mee dat de taalwetgeving geldt in bestuurszaken en dat documenten in het Nederlandse taalgebied in het Nederlands moeten worden voorgelegd (uitzondering: Brussel-Hoofdstad en faciliteitengemeenten waar Frans ook als bestuurstaal geldt). De taalwetgeving voorziet dus dat documenten naar het Nederlands vertaald moeten worden als je in het Nederlandse taalgebied woont.

Veelal zullen er dus vertaalkosten zijn die ten laste van de geadopteerde zijn. “Er zijn landen met vonnissen van meerdere pagina's en spijtig genoeg komt dat dan toch redelijk duur uit”, vertelt Sophie. “Wij zorgen ervoor dat de geadopteerde daarover geïnformeerd is en dat - naast ons attest en het originele buitenlandse document in een vreemde taal - de beëdigde vertaling in het Nederlands toegevoegd is op het moment dat we de info doorgeven aan de burgerlijke stand voor de opmaak van de akte. Op basis daarvan kan de ambtenaar van de burgerlijke stand eenvoudig de akte opstellen.”

Procedure via de rechtbank

Indien er geen documenten kunnen worden teruggevonden, is een tussenkomst van de rechtbank nodig. Er zijn dan verschillende pistes mogelijk, waarbij het nuttig kan zijn om een beroep te doen op een advocaat gespecialiseerd in familierecht.

Vervangend vonnis

Als geadopteerde kan je een verzoekschrift indienen bij de familierechtbank om je ontbrekende geboorteakte te laten vervangen (BW art. 35). De vernietiging of het verlies en de inhoud van de akte kan je bewijzen door geschriften, andere authentieke bronnen of door getuigen (BW art. 26). “Stukken van FCA waaruit blijkt dat er niets meer gevonden kan worden, kunnen dan als bewijs worden gebruikt”, licht Veronique Van Asch toe, advocaat bij RAVA.

Het openbaar ministerie zal een onderzoek instellen en na ontvangst van hun advies word je opgeroepen om voor de familierechter te verschijnen. “De termijn van zo’n procedure valt moeilijk in te schatten”, vertelt Veronique. “Alles is afhankelijk van de snelheid waarmee het parket en de rechtbank werken. Dat verschilt nogal eens van rechtbank tot rechtbank.” De kostprijs is het rolrecht van het verzoekschrift, wat op dit moment € 165 bedraagt.

Als de rechter de vervanging toelaat, maakt de ambtenaar van de burgerlijke stand een vervangende akte op. Het vonnis van de rechter blijft geldig en kan je gebruiken in alle situaties waarin je een geboorteakte moet voorleggen in België (BW art. 27).

Akte van bekendheid

Als je geen geboorteakte kan voorleggen én in de onmogelijkheid verkeert - of kan aantonen dat je op zware moeilijkheden botst - om deze (of een ander document dat die akte vervangt overeenkomstig de lokale wetgeving) te verkrijgen, dan kan je aan de vrederechter van je hoofdverblijfplaats een akte van bekendheid vragen. Je dient dan een aanvraag in bij de griffie van de vrederechter, waarna je uitgenodigd zal worden om te verschijnen voor de vrederechter (BW art. 164/3 2°). Hiervoor betaal je € 50 rolrecht.

In de akte van bekendheid verklaren twee getuigen (min. 18 jaar oud) de voor- en achternaam, het beroep en de woonplaats van de geadopteerde en die van zijn geboorteouders indien deze bekend zijn. Daarnaast verklaren zij ook de geboorteplaats, en zo mogelijk de geboortedatum en de redenen die beletten de akte voor te leggen. De getuigen tekenen met de vrederechter de akte van bekendheid (BW art. 164/4). Vervolgens maakt de vrederechter de akte van bekendheid over aan de familierechtbank, waarna de familierechtbank, na de procureur des Konings te horen, deze dient te homologeren (BW art. 164/5). Hiervoor betaal je opnieuw € 165.

Beëdigde verklaring

Als het onmogelijk is om een akte van bekendheid te verkrijgen en je dit kan aantonen, dan kan je terugvallen op een beëdigde verklaring. Dit is een verklaring van de geadopteerde zelf voor de ambtenaar van de burgerlijke stand, met toelating van de familierechtbank, op verzoekschrift verleend en na het horen van het openbaar ministerie (BW art. 164/6).

“Ook een akte van bekendheid en een beëdigde verklaring kan je gebruiken in alle situaties waarin je een geboorteakte moet voorleggen”, vertelt Veronique. “Eens verkregen moet je de procedure geen tweede maal voeren.”

Toch gehuwd

An Sheela en haar echtgenoot konden hun burgerlijk huwelijk laten doorgaan, weliswaar in een andere gemeente. “Voor mij was en blijft het dubbel hoe dat gelopen is. Ik woonde toen al officieel in Wallonië en toen ik me daar informeerde, zeiden ze dat ik daar wel kon trouwen zonder een geboorteakte voor te leggen.”

Inmiddels heeft An Sheela nog steeds geen geboorteakte. “Ik heb altijd geweigerd om het via de juridische weg te bekomen en daar veel kosten aan te maken. Waarom zat dat niet standaard in de procedure toen ik uit India werd geadopteerd? Ik ben blij om te horen dat FCA daarin nu iets kan betekenen voor geadopteerden, hoewel ik het spijtig vind dat de vertaalkosten omwille van de taalwetgeving bij ons komen te liggen. We hebben daar per slot van rekening niet zelf om gevraagd.”

Op aanraden van de ambtenaar van de burgerlijke stand startte Karen een procedure op bij de rechtbank. Uiteindelijk moest ze nooit voor de rechter verschijnen. “Plots kregen wij te horen dat het toch in orde was. We deden opnieuw de huwelijksaangifte met mijn originele geboorteakte, mijn adoptieakte en het trouwboekje van mijn ouders bij de hand. Waarom dat toen wel lukte, is mij nooit helemaal duidelijk geworden. Blijkbaar waren er in Brugge op dat moment veel schijnhuwelijken met Aziatische vrouwen en moeten ze bij ons ook die twijfel hebben gehad.”

Sindsdien heeft Karen haar geboorteakte niet meer nodig gehad. “Mijn adoptie is uitgesproken in Antwerpen, dus ik vermoed dat daarvan een akte is, maar ik weet eigenlijk niet of mijn geboorteakte ook beschikbaar is in de registers van de burgerlijke stand. Dat zou ik moeten nagaan.”

Ondervind je moeilijkheden met het bekomen van je geboorte- of adoptieakte? Contacteer dan in alle gevallen de Federale Centrale Autoriteit via adoption.int.adoptie@just.fgov.be.

Tekst: Kristien Wouters

Publicatiedatum: maart 2023